office consulting registratura biurowa i archiwizacja dokumentów	Office Consulting Tadeusz Wolski e-mail : tawo@poczta.onet.pl Tel.kom. 0-505 697 066 Tel./Fax (..22) 672 32 43 03-966 Warszawa ul. Afrykańska 16E/6
Archiwizacja dokumentów Pomimo szerokiej komputeryzacji biur, dokumenty papierowe muszą być archiwizowane, ponieważ:             • dokumentują przebieg i sposób załatwiania spraw, mają wartość dowodową             • są najważniejszymi nośnikami informacji dokumentujących działalność każdej jednostki organizacyjnej             • przepisy nakładają obowiązek archiwizowania dokumentów Ile kosztuje archiwizowanie dokumentów? Koszty archiwizacji obejmują :             • nakłady pracy na obsługę dokumentów i ich wykorzystanie, które zajmują 20-30% efektywnego czasu pracy w biurach i stanowią ok. 25% kosztów osobowych             • utrzymanie powierzchni przeznaczonej na składowanie dokumentów             • zakupy wyposażenia             • ewentualne straty spowodowane zagubieniem lub zniszczeniem dokumentów Zawiły obieg dokumentów, zła organizacja ich przechowywania, źle dobrane wyposażenie obniżają efektywność czasu pracy. Pracownicy bowiem wykonują więcej czynności i potrzebują więcej czasu na prace przy dokumentach. Nieodpowiednie wymiary mebli, źle dobrane opakowania ograniczają ilości dokumentów gromadzone na powierzchni użytkowej, co może powodować zapotrzebowanie na dodatkowe powierzchnie i zakupy dodatkowego wyposażenia (mebli). Aby obniżyć koszty archiwizowania dokumentów, trzeba:             • usprawnić prace przy dokumentach, dzięki czemu można skrócić czas na nie przeznaczany nawet o 50%             • wykorzystać w pełnym wymiarze powierzchnię, na której składowane są dokumenty             • zastosować rozwiązania zabezpieczające dokumenty przed zagubieniem i zniszczeniem w archiwum i w obiegu Prac przy dokumentach nie można zmechanizować. Można je natomiast usprawnić dzięki zastosowaniu odpowiednich rozwiązań organizacyjnych do przechowywania różnych dokumentacji. W tym celu trzeba:             • dobrać odpowiednie wyposażenie dla różnych zbiorów dokumentów i dostosować do potrzeb             • opracować organizację przechowywania różnych zbiorów dokumentów, aby dokumenty można było znaleźć i wyjąć, wykonując możliwe najmniej czynności Wyjmując dokument z segregatora, trzeba wykonać 14 czynności i stracić na to 3 minuty. Wyjęcie dokumentu z teczki z zewnętrznym oznaczeniem, do której jest bezpośredni dostęp na półce, wymaga wykonania 5 czynności i zajmuje ok. 50-60 sekund. Usprawnienia przynoszą oszczędności czasu, które w przeliczeniu na stanowisko pracy mogą wynieść 30-60 min. w ciągu dnia, a kilkanaście godzin w skali miesiąca. Wykorzystanie powierzchni przeznaczonej na składowanie dokumentów zależy od:             • wymiarów zewnętrznych i wewnętrznych mebli             • metod przechowywania dokumentów, a w szczególności dobranych opakowań Aby w maksymalnym stopniu wykorzystać powierzchnię przeznaczoną na gromadzenie dokumentów, trzeba:             • dobrać meble o takich wymiarach, które pozwalają na montaż możliwie najwięcej poziomów nośnych – więcej półek montuje się w regale, jeżeli dokumenty układane są na dłuższym boku             • dobrać możliwie najcieńsze opakowania dla różnych dokumentacji, aby same opakowania zajmowały jak najmniejszą powierzchnię – zbiór 10 000 zestawów dokumentów, składających się przeciętnie z 10 kartek zapakowanych do teczek o grubości 3 mm, zajmuje 40 mb na półkach; jeżeli te zestawy zapakowane zostaną do teczek o grubości 0,9 mm, to zajmowana powierzchnia półek wyniesie 19 mb Proces tworzenia organizacji przechowywania dokumentów składa się z: • dobierania i dostosowywania opakowań dla różnych zbiorów dokumentów, wykorzystuje się przy tym takie kryteria:             • rodzaj dokumentów             • zestawy dokumentów zszyte czy luźne             • objętość odrębnych zestawów dokumentów             • częstotliwość wykorzystania dokumentów • opracowania projektów organizacji przechowywania zbiorów dokumentów, na co składa się:             • ustalenie kryteriów podziałów zbiorów dokumentów na grupy, podgrupy             • określenie zakresu informacji identyfikujących             • opracowanie systemów oznaczeń             • ustalenie sposobu umieszczania dokumentów w opakowaniach             • opracowanie planów rozmieszczenia dokumentacji Dobrze zorganizowane archiwizowanie dokumentów spełnia następujące założenia:             • szybki dostęp do dokumentów często wykorzystywanych             • łatwy dostęp do dokumentów wykorzystywanych okazjonalnie             • wydajna praca przy dokumentach             • dokumenty w pełni bezpieczne przed zagubieniem i zniszczeniem             • pełne wykorzystanie powierzchni użytkowej na gromadzenie dokumentów Duże znaczenie dla spełnienia powyższych założeń ma wyposażenie do archiwizowania dokumentów. Aby dobrać je odpowiednio, wskazane jest określenie faktycznych potrzeb i opracowanie, przynajmniej w ogólnym zarysie, koncepcji organizacji archiwizowania oraz ustalenie kryteriów doboru dokumentów.
Produkty służące do przechowywania dokumentów w biurze i archiwum, doradztwo organizacyjne, szkolenia OFFICE CONSULTING proponuje współpracę, której głównym celem jest efektywne wykorzystanie czasu pracy. Kierowana jest do najbardziej wymagających Klientów, którzy chcą:   • profesjonalnie zorganizować :             ◦ przechowywanie dokumentów w biurze             ◦ archiwum firmowe             ◦ obieg dokumentów             ◦ prace archiwizacyjne   • obniżyć koszty przechowywania dokumentów. Oferta współpracy obejmuje : • dostawy wyposażenia i produktów do przechowywania dokumentów w biurze i archiwum, dobrane i dopasowane do rodzajów dokumentacji i potrzeb ich wykorzystania:             ◦ profesjonalne systemy archiwizacyjne niemieckiej firmy ELBA             ◦ kartony archiwizacyjne             ◦ plastykowe spinacze do archiwizowania dokumentów             ◦ teczki zawieszane (w szafach, pojemnikach) o pojemności 200-800 kartek             ◦ skoroszyty zawieszane (w szafach, pojemnikach)             ◦ pojemniki na teczki             ◦ segregatory i akcesoria usprawniające ich wykorzystanie             ◦ różnorodne teczki do różnych zastosowań             ◦ artykuły biurowe                                 ◦ regały do biura i archiwum  • doradztwo organizacyjne, którego przedmiotem m.in. jest:             ◦ zorganizowanie archiwum firmowego             ◦ zorganizowanie przechowywania dokumentów w biurze             ◦ zorganizowanie obiegu dokumentów             ◦ opracowanie projektów regałów do archiwum i planów ich rozmieszczenia             ◦ opracowanie instrukcji:   -kancelaryjnej                                                   -organizacji i funkcjonowania archiwum             ◦ zorganizowanie  prac wdrożeniowych i przeprowadzenie instruktaży • szkolenia w siedzibie Klienta, które dają praktyczne odpowiedzi na pytania:             ◦ jak archiwizować dokumenty             ◦ jak przechowywać dokumenty w biurze      oraz przygotowują pracowników do :             ◦ archiwizowania dokumentów zgodnie z przepisami             ◦ tworzenia i stosowania efektywnej organizacji przechowywania dokumentów             ◦ właściwego zarządzania dokumentami • konsultacja i nadzór nad pracami przy wdrożeniu i stosowaniu projektów i instrukcji. Zakres współpracy proponowany jest do indywidualnych potrzeb Klienta. Zainteresowanym Klientom przesyłamy katalogi produktów i cenniki.